Szkolenie AI w działach zakupów w codziennej pracy - RFP, analiza ofert, dostawcy i bezpieczne prompty
Opis szkolenia
Szkolenie jest przeznaczone dla specjalistów, kupców i menedżerów zakupów, którzy znają podstawy generatywnej AI i chcą wykorzystywać ją w codziennych zadaniach. Uczestnicy przeprowadzą symulowane postępowanie zakupowe, od opisu potrzeby i przygotowania RFP, przez porównanie ofert, aż do rekomendacji i komunikacji z dostawcą. Nauczą się tworzyć precyzyjne prompty, anonimizować dane oraz sprawdzać fakty, obliczenia i wnioski wygenerowane przez AI. Szkolenie nie dotyczy technicznego wdrażania systemów ani automatycznego podejmowania decyzji zakupowych. Każdy uczestnik kończy warsztat z zestawem praktycznych szablonów oraz standardem bezpiecznego używania AI w zakupach.
Cele szkolenia
Po szkoleniu uczestnik:
- potrafi przygotować bezpieczny prompt zakupowy z kontekstem, danymi, kryteriami i formatem wyniku;
- ma gotowy szablon RFP wraz z macierzą wymagań i kryteriów;
- potrafi znormalizować dane z kilku ofert i wskazać informacje wymagające wyjaśnienia;
- potrafi zbudować punktową macierz oceny oraz przeprowadzić prostą analizę wrażliwości;
- potrafi przygotować komunikację do dostawców i kartę negocjacyjną bez ujawniania nieuprawnionych informacji;
- ma bibliotekę promptów, checklistę weryfikacji i standard człowieka w pętli dla pracy z AI.
Plan szkolenia
Moduł 1. Asystent AI i anonimizacja danych: budowa bezpiecznego promptu zakupowego
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony firmowy asystent generatywnej AI;
- Microsoft Word lub równoważny edytor tekstu;
- Microsoft Excel lub równoważny arkusz kalkulacyjny.
Zakres:
- przyporządkowanie codziennych zadań do kategorii: wspierane przez AI, wymagające zgody i niedopuszczalne;
- rozpoznanie danych poufnych w przykładowej ofercie;
- zastąpienie nazw, osób, cen i warunków identyfikatorami;
- zapisanie celu biznesowego promptu;
- dodanie kontekstu kategorii zakupowej;
- określenie danych wejściowych i ograniczeń;
- zdefiniowanie kryteriów jakości odpowiedzi;
- wskazanie wymaganego formatu wyniku;
- dodanie polecenia oznaczania braków i niepewności;
- porównanie słabego i poprawionego promptu;
- ocena dwóch odpowiedzi AI według checklisty.
Spodziewany rezultat:
- szablon bezpiecznego promptu zakupowego;
- zanonimizowany fragment oferty;
- checklista dopuszczalności danych.
Moduł 2. Asystent AI i dokument RFP: zamiana potrzeby biznesowej na porównywalne oferty
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony asystent generatywnej AI;
- Microsoft Word;
- Microsoft Excel.
Zakres:
- uporządkowanie opisu potrzeby biznesowej;
- rozdzielenie zakresu, celu i oczekiwanego rezultatu zamówienia;
- zamiana ogólnych oczekiwań na wymagania mierzalne;
- oznaczenie wymagań obowiązkowych i opcjonalnych;
- przygotowanie pytań technicznych, handlowych i organizacyjnych;
- wskazanie dokumentów wymaganych od dostawcy;
- zdefiniowanie jednolitej struktury odpowiedzi cenowej;
- wykrycie zapisów niejednoznacznych i faworyzujących;
- utworzenie checklisty kompletności RFP;
- wykonanie wzajemnego przeglądu dokumentów.
Spodziewany rezultat:
- roboczy dokument RFP;
- macierz wymagań;
- checklista kontroli kompletności zapytania.
Moduł 3. AI i badanie rynku dostawców: tworzenie longlisty z rejestrem źródeł
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony asystent AI z funkcją wyszukiwania, jeżeli jest dostępna;
- przeglądarka internetowa;
- Microsoft Excel.
Zakres:
- określenie granic analizowanej kategorii;
- zapisanie kryteriów włączenia dostawcy do longlisty;
- przygotowanie zapytań badawczych;
- wygenerowanie hipotez dotyczących potencjalnych dostawców;
- sprawdzenie istnienia dostawców w niezależnych źródłach;
- zapisanie adresu źródła i daty weryfikacji;
- odróżnienie informacji potwierdzonej od twierdzenia wymagającego sprawdzenia;
- identyfikacja danych nieaktualnych lub sprzecznych;
- oznaczenie braków informacyjnych;
- przygotowanie pytań prekwalifikacyjnych;
- zbudowanie planu dalszego due diligence.
Spodziewany rezultat:
- próbna longlista dostawców;
- rejestr źródeł z datami;
- lista informacji wymagających dalszej weryfikacji.
Ograniczenie: rezultat nie jest oceną prawną, finansową, sankcyjną ani pełnym badaniem due diligence.
Moduł 4. Microsoft Excel i AI: normalizacja ofert oraz budowa macierzy oceny
Wykorzystane narzędzia:
- Microsoft Excel;
- zatwierdzony asystent AI obsługujący tekst lub pliki;
- Microsoft Word.
Zakres:
- odczytanie danych z trzech syntetycznych ofert;
- przeniesienie danych do wspólnej struktury;
- ujednolicenie jednostek, okresów i walut w przygotowanym zbiorze;
- oznaczenie braków i warunków nieporównywalnych;
- oddzielenie ceny bazowej od kosztów dodatkowych;
- obliczenie uproszczonego całkowitego kosztu zakupu;
- przypisanie punktów do kryteriów jakościowych;
- zastosowanie uzgodnionych wag;
- porównanie rankingu dla dwóch zestawów wag;
- sprawdzenie obliczeń niezależnie od odpowiedzi AI;
- zapisanie zastrzeżeń do rekomendacji.
Spodziewany rezultat:
- macierz porównania trzech ofert;
- arkusz punktacji;
- krótka rekomendacja z listą braków i zastrzeżeń.
Moduł 5. Asystent AI i komunikacja z dostawcą: wyjaśnienia ofert oraz karta negocjacyjna
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony asystent generatywnej AI;
- Microsoft Word;
- Microsoft Outlook, jeżeli organizacja udostępnia tę aplikację.
Zakres:
- wskazanie informacji wymagających wyjaśnienia;
- przygotowanie neutralnej wiadomości z pytaniami;
- skrócenie wiadomości bez utraty wymagań;
- dostosowanie tonu do relacji z dostawcą;
- usunięcie ocen, gróźb i nieuprawnionych deklaracji;
- rozdzielenie celu, stanowiska i interesu zakupowego;
- zdefiniowanie zmiennych negocjacyjnych;
- przygotowanie pytań otwartych i warunkowych;
- przeprowadzenie krótkiej symulacji rozmowy;
- wskazanie granic ustępstw;
- przygotowanie pisemnego podsumowania ustaleń.
Spodziewany rezultat:
- wiadomość z pytaniami do dostawcy;
- karta przygotowania negocjacji;
- szablon potwierdzenia ustaleń.
Moduł 6. AI i rejestr ryzyka dostawcy: identyfikacja sygnałów oraz plan reakcji
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony asystent generatywnej AI;
- Microsoft Excel;
- Microsoft Word;
- przeglądarka internetowa, jeśli przewiduje to ćwiczenie.
Zakres:
- zdefiniowanie kategorii ryzyka dla przykładowego dostawcy;
- analiza syntetycznych danych operacyjnych i jakościowych;
- identyfikacja faktów, sygnałów ostrzegawczych i hipotez;
- przypisanie źródła do każdego kluczowego twierdzenia;
- ocena prawdopodobieństwa i wpływu;
- uzasadnienie poziomu ryzyka;
- wykrycie nadinterpretacji w odpowiedzi AI;
- określenie właściciela działania;
- przygotowanie działania zapobiegawczego i reakcyjnego;
- ustalenie wskaźnika oraz częstotliwości monitorowania;
- zapisanie punktów wymagających konsultacji z prawem, finansami, bezpieczeństwem lub compliance.
Spodziewany rezultat:
- rejestr ryzyka dostawcy;
- plan monitorowania;
- lista kwestii wymagających oceny specjalistycznej.
Ograniczenie: AI nie zastępuje oceny prawnej, finansowej, sankcyjnej, technicznej ani compliance.
Moduł 7. Biblioteka promptów i standard AI w zakupach: kompletne postępowanie od potrzeby do rekomendacji
Wykorzystane narzędzia:
- zatwierdzony asystent generatywnej AI;
- Microsoft Excel;
- Microsoft Word;
- zatwierdzone repozytorium firmowe, jeżeli jest dostępne.
Zakres:
- wybór promptów utworzonych podczas szkolenia;
- ujednolicenie ich struktury i nazewnictwa;
- dodanie opisu celu i wymaganych danych wejściowych;
- wskazanie danych niedopuszczalnych;
- dodanie kryteriów sprawdzania wyniku;
- określenie właściciela, daty i wersji promptu;
- zaplanowanie punktów zatwierdzenia przez człowieka;
- przeprowadzenie skróconego postępowania zakupowego;
- wygenerowanie pytań do ofert;
- zaktualizowanie macierzy oceny;
- przygotowanie rekomendacji dla decydenta;
- wzajemna ocena kompletności i wiarygodności rezultatów.
Spodziewany rezultat:
- biblioteka co najmniej pięciu przetestowanych promptów;
- jednostronicowy standard korzystania z AI w zakupach;
- komplet artefaktów przykładowego postępowania;
- rekomendacja zakupowa z uzasadnieniem, źródłami i zastrzeżeniami.
FAQ
Jakie narzędzie AI jest potrzebne podczas szkolenia?
Wystarczy zatwierdzony przez organizację asystent generatywnej AI umożliwiający pracę z tekstem. Do pełnej realizacji ćwiczeń z ofertami przydatna jest możliwość przesyłania plików, ale trener może również dostarczyć dane w formie tekstowej.
Czy potrzebna jest licencja Microsoft 365 Copilot?
Nie jest obowiązkowa. Program można zrealizować przy użyciu innego zatwierdzonego rozwiązania. Konkretne ćwiczenia należy dostosować do funkcji dostępnych w organizacji.
Czy można pracować na rzeczywistych ofertach i danych dostawców?
Można tylko wtedy, gdy zezwalają na to firmowe polityki bezpieczeństwa oraz zobowiązania dotyczące poufności. Domyślnie szkolenie wykorzystuje anonimowe dane syntetyczne.
Czy szkolenie jest odpowiednie dla osób początkujących w zakupach?
Program ma poziom średnio zaawansowany i zakłada znajomość podstaw procesów zakupowych. Osoby bez takiego doświadczenia mogą potrzebować wcześniejszego przygotowania z RFI, RFP, kryteriów oceny i TCO.
Czy szkolenie obejmuje wdrażanie automatycznych przepływów pracy?
Nie. Szkolenie koncentruje się na generatywnej AI, analizie informacji i tworzeniu dokumentów. Nie obejmuje integracji API, robotyzacji ani budowania przepływów w Microsoft Power Automate lub Make.
Czy ukończenie szkolenia oznacza zgodność organizacji z AI Act?
Nie. Szkolenie może wspierać rozwój kompetencji AI pracowników, ale nie jest audytem prawnym, certyfikacją ani samodzielnym potwierdzeniem zgodności organizacji. Komisja Europejska wskazuje na kontekstowe podejście do kompetencji AI, zależne między innymi od wiedzy personelu, roli i sposobu stosowania systemów.
Informacje o szkoleniu
Czas trwania i forma
- Czas: 14 godzin merytorycznych.
- Organizacja: 2 dni po 7 godzin.
- Liczba modułów: 7 modułów po 120 minut.
- Forma rekomendowana: warsztat stacjonarny przy komputerach.
- Możliwa forma: warsztat online z pracą indywidualną i w pokojach.
- Rekomendowana liczebność: 6–12 osób.
- Maksymalna liczebność: 14 osób.
Dla kogo
- specjaliści ds. zakupów bezpośrednich i pośrednich;
- kupcy operacyjni i strategiczni;
- category managerowie;
- sourcing managerowie;
- specjaliści ds. zaopatrzenia;
- analitycy zakupowi;
- zespoły procurement operations i procurement excellence;
- osoby odpowiedzialne za kwalifikację i ocenę dostawców;
- kierownicy oraz menedżerowie działów zakupów;
- pracownicy innych działów prowadzący postępowania ofertowe.
Wymagania wstępne
Sprzęt i środowisko
- komputer dla każdego uczestnika;
- stabilny dostęp do internetu;
- aktualna przeglądarka internetowa;
- Microsoft Excel lub równoważny arkusz kalkulacyjny;
- Microsoft Word lub równoważny edytor tekstu;
- zatwierdzony przez organizację asystent generatywnej AI;
- możliwość pracy z plikami XLSX, DOCX, CSV i PDF.
Licencje i ograniczenia
- Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise i podobne rozwiązania mogą wymagać dodatkowych licencji;
- możliwość przesyłania ofert i innych plików zależy od licencji i konfiguracji narzędzia;
- integracje z pocztą, dokumentami firmowymi lub repozytoriami nie są wymagane;
- uczestnicy pracują domyślnie na danych syntetycznych przygotowanych na potrzeby szkolenia;
- rzeczywiste dane można wykorzystać wyłącznie po anonimizacji i zgodnie z polityką organizacji;
- zeskanowane dokumenty powinny mieć warstwę tekstową lub wcześniej wykonany OCR.
Umiejętności
Uczestnik powinien:
- znać przebieg typowego postępowania zakupowego;
- rozumieć pojęcia takie jak RFI, RFP, kryterium, waga, oferta i TCO;
- sprawnie korzystać z tabel, filtrów i prostych formuł w arkuszu;
- znać podstawy generatywnej AI i potrafić napisać prosty prompt;
- znać firmowe zasady klasyfikacji oraz ochrony informacji.
Zapytaj o szczegóły szkolenia
Ścieżka rozwoju
Szukasz innego poziomu zaawansowania lub chcesz rozwinąć kompetencje zespołu w innych narzędziach? Sprawdź również inne powiązane szkolenia:
MS Power BI: od podstaw do pierwszego raportu – Naturalna kontynuacja po pracy w Excelu.
Microsoft Power Point „Krok po kroku”– Prezentacje które przekonują i skutecznie komunikują dane „krok po kroku”
MS Excel Średniozaawansowany i tabele przestawne – Ugruntowanie umiejętności i sprawna praca na dużych danych.
MS Project i Microsoft Planner – Profesjonalne zarządzanie projektami i harmonogramami zadań.
MS Word „Poziom średnio zaawansowany” – Aby sprawnie pracować z dokumentami tekstowymi
Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność i zdobyć konkretne, praktyczne umiejętności, które będą wspierać Twój rozwój zawodowy, nasze szkolenia są idealnym rozwiązaniem. Zapraszamy do kontaktu – z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania, doradzimy w wyborze odpowiedniego kursu i pomożemy Ci odkryć pełny potencjał, jaki daje praca z pakietem MS Office.